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高效团队协作的秘密
如何用数字化实现人效倍增

编者按|

数字化是VUCA商业时代的一个热门话题,很多企业都计划或正在数字化的路上。但什么是数字化?信息化和数字化的区别是什么?不同阶段的企业需要的到底是信息化还是数字化?大多数企业却理解有限。本案例将给大家带来的是一个创新驱动型组织的数字化案例。所谓创新驱动型组织,是指企业拥有大量的探索型目标或定制化业务,因此无法借助左脑的复制能力,而是要借助右脑的探索能力来驱动组织前进。(关于“企业管理的左右脑模型”,详见:乐活OKR中国实践白皮书(一)企业管理的左右脑模型™

 

01 关于铁三角

 

本案例的主人公是一家科技公司(以下简称CY),核心创始团队皆来自华为,因此公司带有强烈的华为基因,即:强调以客户为中心,并采取华为“铁三角”的协作模式。

 

华为“铁三角”协作模式是To B行业最为行之有效的方法论之一。所谓“铁三角”意指在获取To B客户订单时,三个角色:AR客户经理、SR解决方案专家和FR交付专家,组成一个作战小组,三者彼此配合,又各有责任上的侧重,从而提高最终的赢单率和交付质量。

图一:华为“铁三角”协作模式

 

· AR客户经理的任务是建立并维护客户关系,在同客户的交流中发现机会,并负责业务谈判和签订合同,实现盈利性销售。

· SR解决方案专家的任务是全力支持客户经理,制定解决方案策略、规划解决方案、保证解决方案质量、标书总体质量,以提升竞争力。

· FR交付专家的任务是总体负责合同的履行、项目的管理和服务交付,规避风险,保障合同的成功履行。

 

关于铁三角,任正非有一个经典点评:铁三角的主要作用是发现机会、咬住机会,作战规划前移,呼唤组织力量,实现目标完成。铁三角不是一个三权分立的群体,而是一个紧紧拥抱在一起,聚焦客户需求共同作战单元。他的目的只有一个:满足客户需求,成就客户理想。

 

从华为成长起来的CY核心团队本应非常熟悉铁三角的运作模式,并让铁三角在CY发挥巨大的作用。但现实情况却是:当团队人数越来越多,缺乏底层系统性支撑的铁三角,非但没有发挥出应有的作用,甚至问题重重。比如:各部门带宽不均导致的瓶颈问题,不仅没有被重视和解决,而且被CY良好的企业文化所掩盖:

· AR补位SR、FR补位SR、产品和技术补位SR和FR,“人人都是一号位”的文化虽然勉强满足了订单的交付要求,但错位的协作关系,非常不利于长期产品力和组织能力的沉淀,也无法对员工绩效进行正确、有效的评估

· AR“以客户为导向”,所以当SR成为瓶颈后,他们经常越过SR来协调整个公司的资源,但这样不仅大幅提升了对AR的能力要求,也极大拉低了中后台的人效。同一个需求,AR问一遍、SR问一遍、FR又要问一遍,低效的信息传递,浪费了大量产品和技术的宝贵时间

· 由于产品和技术接口部门众多,导致开发节奏经常被打乱,不仅降低了开发效率,也让整体项目的优先级管理陷入困局

 

另一个比较严重的问题是:由于缺乏数字化团队协作工具,CY团队仍通过大量的口头沟通和会议来拉齐信息,但这种方式不仅沟通成本极高,且信息在传递过程中容易衰减或被加工,导致信息壁垒高耸!

02 高效团队协作基于清晰的信息流和决策链

在乐活的课堂上,陶老师描述过他对于数字化和信息化的理解。信息化的关键词是连接,也就是如何更有效地将信息传达给相关方,从而更高效地连接员工、连接客户、连接上下游。数字化的关键词是决策,也就是将信息结构化成易于决策的数据呈现,从而让员工、客户、上下游能够做出正确的决策。

 

图二:乐活信息化与数字化关系图

 

而以上CY列举的这些问题,可以归纳为信息流与决策链的问题:

· 经常性补位造成的防区混乱,从而导致:决策链不清晰、责任不清晰

· 信息通过线下沟通拉齐,信息管理和获取成本高,关键信息不能被保证有效传达

· 缺乏数字化工具的支持,未能形成固化到肌肉记忆的工作流,因此也无法及时发现信息流和决策链方面的问题

 

左脑的重复型目标(成熟业务)有相对完善的系统、流程和规范,因此可以靠培训、考核等措施来确保信息的有序流转,并以金字塔的协作方式来形成清晰的信息流和决策链。但右脑的探索型目标(创新业务)却由于极大的不确定性,所以很难用相同的方法开展有效团队协作,否则就会产生以上类似CY的问题。因此右脑驱动型的组织需要一种更为高效的协作方式,而这就是在很多成功的创新型组织中被广泛应用的数字化团队协作。采取数字化协作的团队,会用Context解决信息流的问题,用OKR解决决策链的问题。

 

03 Context not control

我们首先来理解何为Context,何为Control。这里以计算机为例来解释Context和Control的区别。计算机有两种处理任务方式:一种是超级计算机,用一台计算机处理很密集的任务;另一种是分布式运算,让很多机器共同处理任务,把任务分解,把任务所需要的资源分解。有两种企业管理模式分别跟这两种运算方式类似。

 

 

图三:Control与Context示意图

 

第一种,把CEO当成超级计算机,CEO做战略设计,提出战略计划,逐层分解之后执行。执行的过程中如果遇到情况,会再往上汇报,CEO汇总信息,再次定出工作任务。这个过程中有审批、有流程,有很多的管理机制。第二种,有更多的人参与决策,让更多想法自下往上涌现出来,而不是一个从上到下的战略分解,这个过程中需要更多人基于上下文Context做出判断,而不是根据指令来执行。

 

第一种Control式的处理方式适合左脑的成熟业务,信息流和决策链可以根据业务经验被有效规划,每个节点只要处理有限的信息(Control的信息,包括了委员会、指令、分解和汇总、流程、审批等),这样即可以降低对每个节点的要求,同时整个组织的协作还是井然有序。

 

第二种Context的处理方式适合右脑的探索型业务,在这种情况下,由于信息流和决策链无法被提前有效规划,因此不得不采取分布式决策的方式。但在这种情况下,如果每个节点不能拥有完整的上下文信息(Context的信息,是指决策所需要的信息集合,包括原理是什么,市场环境如何,整个行业格局如何,优先级是什么,需要做到什么程度,以及业务数据和财务数据等),就很容易造成整个系统的紊乱。

 

右脑驱动型组织由于目标、路径、策略等的高度不确定性,因此对于团队协作有着极高的要求,而高质量的团队协作依赖于OKR(分布式决策),更依赖于Context的信息,接下来我们就来看一下CY是如何构建他们的Context信息系统的。

 

04 构建Context的信息环境

在定位了问题的根因是信息流和决策链问题以后,CY选择了乐活OKR对应的产品:Context团队协作工具及与之配套的实训营方案。《Context实训营》是一个战训结合的轻咨询加培训项目,分三个阶段来解决企业数字化团队协作底层的信息问题:

 

第一阶段,规划信息高速公路

建造高速的第一步就是画图纸,合理的“道路规划”是信息高效流转的基础,而对企业信息高速公路来说,这张图纸就是:组织结构图+业务链路图

组织结构图相信大家都知道,因此我们不再赘述。业务链路图是指从公司的市场活动到销售活动,从订单签订到订单交付等一系列工作流完整地呈现在一张图上,从而起到明确信息的起点、停留点、终点、流转路径、接口与接口对接人等的作用,这个过程也是澄清工作防区并对如何让信息和决策更高效达成共识过程。具体来说,有别于审批流程,业务链路图能够帮助我们:

· 理清业务的开始到结束。从商机、到签订、到交付、到沉淀至内部的产品提升,通过这张图我们都可以清晰的看到。从而明白,机会从哪来,如何与交付交接,如何做好交付;从而赢得客户的口碑

· 划清防区,权责明晰。业务链路图犹如一张作战分布图,每一块业务都有对应的作战部门,而这个防区负责人必须对防区内的战斗结果负责

· 基于防区,我们可以清晰的看到上下游协作的过渡与承接。作为管理者,尤其要关注上下游协作的每个枢纽,是否有衔接不畅或没有防区负责人的地方

当防区和业务链路图明确后,我们才可以很清晰地看到组织当中地关键节点是什么,这些节点的产出又是什么;这恰好也可以回答OKR从哪来,应该定什么目标的问题。业务链路图帮助企业管理者理清了各部门间的协作关系,以及信息在各部门间应该如何进行流转,下一步就要着手进行信息高速公路的建造了。

 

第二阶段,建造信息高速公路

跟道路规划图和施工图的关系一样,业务链路图需要分解为部门内和跨部门的工作流。所谓工作流,就是在企业内部这么多人,怎么组织,怎么调配?谁干什么?怎么开会?谁向谁汇报进展?出了问题,如何协调?只有实际工作确实按工作流跑起来了,那么规划的业务链路才有可能真正落地。

左脑的成熟业务因为业务链路和工作流相对稳定,因此最有效的方法是将之落在管理软件上,并通过培训员工使用来实现工作流的落地。右脑的探索型业务由于面对着极大的不确定性,因此必须使用更为开放的数字化团队协作软件,并将工作以任务的形式上线。因为只有这样才能让更好地管理任务,并通过不断调整和完成任务,去实现充满不确定性的探索型目标。在此场景下,任务就是车辆,OKR责任人是发车的起始点并负责加载初始信息,每个协作方都是高速公路的一个节点,可以查看车辆的现有信息并加载新的信息,而车辆经过的所有节点都可以随时看到完整的前后文信息并给车辆加载新的信息。这样就以极低的成本实现了让信息找人,而不是人找信息,从而避免从海量信息里寻找有用信息的低效工作。

 

第三阶段,制定并培训交通规则

最后,为确保车辆在高速公路上通畅行驶,我们还需要制定交通规则、培训所有驾驶员并制定相应的违章处理措施,否则个别人的违章行为会给整条公路带来系统性风险。

关于交通规则,乐活提供了一套完整的解决方案《Context工作法》,并已在很多企业实践被验证行之有效,包括:员工个人PDCA的工作规范、团队线上协作规范和撰写规范这三大规范。

另外,我们知道世上最难的事就是改变一个人的习惯,所以为了确保《Context工作法》的落地,乐活和我们的服务企业共同打磨了一项《Context实训营》的服务,从公司指挥部到部门长再到教练团,构建起一套完整的组织保障机制,并通过近1个月的实战来将Context工作法固化到每个人的行为中去。

05 写在最后

通过一段时间的学习和实践,Context如今已深入CY的骨髓,更在持续、深刻地改变着这家年轻的科技企业。不仅资源瓶颈的问题得到了有效的解决,在今年疫情的大背景下实现销售倍增,并自下而上涌现出了很多新的增长机会。下面我们来听听他们怎么说:

CY,首席运营官
我们公司从几十人高速发展到如今几百人的规模,让我们深切感受到了组织协同的不畅。同时,我们支持的项目、我们的产研也越来越复杂,如何对几百号的项目进行标准的、数字化的、体系化管理,是一个越发突出并急需解决的问题,我们需要一套体系来帮助我们进行提效。通过《Context实训营》,我发现效果明显。从整个数字化的角度来看,首先,所有员工的所有工作上线,通过任务的形式,提升了工作之间的协作效率。而作为管理者能从中(工作上线)获取数字化的基础数据,包括员工工作上的卡点在哪里,进行及时干预;项目和管理上的问题在哪里,进行更有效的决策。特别是此次上海疫情封控2个多月,更凸显了Context的价值,整个公司在协同以及工作效率方面不仅没有下降反而大幅提升,这让我们更坚定了之后对于数字化建设的投入。

CY,FR负责人
其实我们公司之前有使用过其他一些工具进行项目管理,但收效甚微。因为大多数项目管理工具是自上而下Control式的,对项目经理依赖非常大,缺少自下而上或横向的团队协同。乐活的Context产品,给我们带来的不仅是一个线上的协同工具,解决了信息在跨部门(销售-产品-项目-研发)之间一长串链条流转的问题,其实更是一套工作方法,让任务不掉在地上,并且能有前因后果地流转。作为手上长期有几百个项目在跑的部门,在项目的成本管理、资源调配上有很大压力。之前对于部门员工在项目上的工时投入和工作效率其实很难十分清晰;此次经过了Context的实训之后,对于工时有了规范的管理,在项目管理方面能很清楚资源和成本花在了哪里,从而更好地安排资源的投入。

 

管理的本质是激发善意和潜能。<乐活大学>以“点亮工作”为使命,旨在用OKR数字化管理这套方法论,帮助更多组织和个人在VUCA时代取得成功。另为帮助学员更系统地学习OKR,我们还搭建了OKR学习社区。社区里既有企业管理的左右脑模型©等关键理论知识和实践案例,也有OKR相关的音视频内容,更有学员们的实践分享。欢迎大家加入~

 

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